KUTAI TIMUR – DPRD Kutai Timur menggelar Rapat Paripurna ke 31 dengan agenda pandangan fraksi fraksi DPRD Kutim terkait Rancanangan Peraturan Daerah Mengenai Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan pemerintah daerah, Rabu (24/08/2022).
Dalam rapat yang dihadiri oleh 21 anggota dewan dari berbagai fraksi tersebut, Ketua DPRD Kutim, Joni, menyampaikan bahwa dalam paripurna sebelumnya, pemerintah daerah menjelaskan pentingnya arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa.
Pengelolaan arsip yang baik, lanjutnya, dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dan pertanggungjawaban daerah secara komprehensif, sehingga hal tersebut sangat penting untuk dibentuk.
Pandangan umum pertama dari Fraksi Demokrat yang dibacakan oleh Abdi Firdaus. Dirinya menyampaikan jika keberadaan arsip suatu bangsa akan memperkuat jati diri bangsa tersebut, dan oleh sebab itu kepemilikan arsip mesti diikuti pengelolaan kearsipan, sehingga seluruh kegiatan pemerintahan, pembangunan, kemasyarakatan dapat ditemukan buktinya di dalam arsip itu. Semakin banyak ditemukan bukti kearsipan akan menguatkan kedudukan sebagai bangsa yang bermartabat.
“Fungsi arsip sangatlah penting dalam perjalanan organisasi baik organisasi pemerintah mau pun swasta, sangat berguna untuk mengambil keputusan dan dapat dijadikan alat bukti bila terjadi masalah dan dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparmasi kinerja birokrasi,” jelas Abdi.
Selanjutnya, dalam penyampaian pandangan umum, Fraksi Golar yang diwakili oleh Adi Sutianto menerangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang. Ia mengatakan hal itu merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan, politik, organisasi, lembaga pendidikan, perusahaan, kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
“Sesuai dengan hal tersebut maka arsip berperan sebagai sumber informasi maupun sumber referensi bagi organisasi di dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan pengembangan serta sebagai sarana pengawasan dan evaluasi sebuah organisasi,” ujar ia.
Tidak hanya itu, Fraksi PPP pun memberi PU, yakni dengan hadirnya raperda ini, kata Son Hatta, akan menjadi momentum bagi semua pihak dalam melakukan desain nilai pendokumentasian yang konstruktif, terutama dalam membangun kearsipan masa depan yang lebih baik, modern, terpercaya dalam pembangunan yang global bagi Kabupaten Kutai Timur.
Raperda Pedoman Tata Kearsipan harus berkorelasi dengan UU nomor 43/2009 tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah nomor 28/2012 tentang peraturan pelaksanaan UU nomor 43/2009 tentang kearsipan, serta UU nomor 23/2014 pemerintahan daerah.
“Maka raperda yang akan disahkan akan saling melengkapi dan memperkuat untuk pembangunan pengaturan hukum tentang kearsipan daerah di Kutim,” jelas ia.
Mencermati apa yang disampaikan oleh Kepala Daerah Kabupaten Kutai Timur (Kutim), tentang Nota Penjelasan Rancangan Peraturan Daerah Tentang Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah, dalam Rapat Paripurna ke 31, Fraksi PDI Perjuangan menilai bahwa hal tersebut sejalan dengan amanat Undang-Undang nomor 43/2009 tentang Kearsipan.
Dimana tujuan kearsipan itu diatur untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan per seorangan, sebagai ANRI
serta penyelenggara kearsipan nasional.
“Tidak hanya itu, ini juga menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah,” beber Yusuf Silambi saat membacakan risalah PU.
Fraksi Amanat Keadilan Berkarya (AKB), yang dibacakan oleh Basti Sanggalangi, menyepakati agar raperda yang merupakan usulan pemerintah ini dapat dilanjutkan dalam bentuk pembahasan, dengan terlebih dahulu membentuk pansus.
Selain itu, AKB memandang jika raperda ini penting artinya agar tata kelola kearsipan di Kutim dapat terselenggara dengan baik dan akan menjadi penunjang bagi terlaksananya pembangunan yang terstruktur, sistematis dan berkelanjutan.
“Fraksi Amanat Keadilan Berkarya berpesan agar pembahasan terhadap raperda ini dapat dimaksimalkan dengan baik dan jangan sampai ada satu pun tahapan yang terlewatkan sehingga nantinya perda yang dihasilkan secara formal tidak cacat dan juga secara materil dapat bermanfaat bagi kesejahteraan masyarakat,” tegasnya.
Fraksi Kebangkitan Indonesia Raya memberi pandangan umum terkait raperda itu, kata Yan, keberhasilan dari pemerintahan daerah dalam mencapai tujuannya, dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah satu faktor yang dapat
mempengaruhinya dalam mencapai tujuannya adalah pengelolaan terhadap arsip-arsip yang dimiliki oleh pemerintahan tersebut.
“Keberadaan arsip merupakan suatu hal yang sangat vital, baik untuk kepentingan masa kini, masa depan, maupun untuk membenahi kesalahan yang terjadi pada masa lampau,” ungkap ia.
Pada dasarnya, lanjut ia, keberadaan arsip pada pemerintahan tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintahan tersebut. Dalam arti, arsip tercipta dari hasil pelaksanaan kegiatan administrasi. Selain itu, arsip sebagai salah satu bukti berjalannya suatu fungsi instansi atau SKPD.
Untuk itu, maka dapat sesegera mungkin dilakukan pembahasan bersama antara pemerintah dan DPRD sesuai nomenklatur yang ada, agar Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah dapat dilaksanakan dengan tertib, taat pada peraturan perundang-undangan, efisien, ekonomis, efektif, transparan dan bertanggungjawab.
“Setelah Perda ini ditetapkan, kiranya dapat menyelaraskan Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kutai Timur untuk menjadi dasar hukum SKPD dalam melaksanakan tugasnya, serta semakin memicu dan memotivasi untuk meningkatkan kinerjanya dan kiranya dapat menjadi instrument dalam Menata Kutai Timur Sejahtera untuk Semua,” terang ia.
Sementara, Fraksi Nasdem yang pandangan umumnya dibacakan oleh Piter Palinggi, dirinya menyebut, ketersediaan arsip sangat penting dalam menjamin perlindungan yang terpercaya untuk kepentingan pemerintah daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan.
“Maka perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan UU yang diatur sebagaimana kearsipan standart dan sesuai kaidah,” tandasnya.
Sistem kearsipan daerah adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan, termasuk
di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Timur.
“Sehingga sistem kearsipan berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya, serta mampu mengindentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi. Maka Fraksi Partai Nasdem memandang perlu untuk sesegera mungkin dapat membentuk Peraturan Daerah tentang penyelenggaraan kearsipan di Kutim,” pungkasnya. (Adv-DPRD/YM)
